Montae komt met aantrekkelijk geprijsd basispakket voor bestuursondersteuning

“Je kunt alle stukken voor de vergadering goed hebben voorbereid, maar als de bestuursleden voor een gesloten vergaderzaal staan omdat die niet is geboekt of als er geen koffie en thee is, dan wordt het niets.” Met vele jaren ervaring weet Margo Lelieveld als geen ander dat bij bestuursondersteuning niet alleen de grote lijnen, maar ook de details belangrijk zijn.

Margo is als senior partner verantwoordelijk voor de activiteiten van Montae op het gebied van bestuursondersteuning. Dagelijks verzorgen 20 medewerkers de bestuursondersteuning voor 12 ondernemings- en bedrijfstakpensioenfondsen. Margo onderkent dat er soms wat geringschattend wordt gedaan over bestuursondersteuning. “Men ziet het dan als een secretaressefunctie. Een goed secretariaat is zeker belangrijk maar daarmee alleen red je het niet. De intensiteit van het toezicht is enorm toegenomen en de deskundigheidseisen die aan bestuurders worden gesteld zijn aanzienlijk verscherpt. Een bestuur heeft professionele ondersteuning nodig om in control te zijn.”

Bestuur in control
Zorgen dat het bestuur ‘in control’ is. Dat is volgens Margo kort en krachtig de definitie van bestuursondersteuning. Montae heeft als onafhankelijke bestuursondersteuner in de markt een goede reputatie opgebouwd, vooral als het gaat om leveren van maatwerk waarbij specialisten uit diverse disciplines kunnen worden ingezet. Maar de markt voor bestuursondersteuning is sterk in beweging en veel kleinere pensioenfondsen hebben te kampen met stijgende kosten. Zij zoeken naar oplossingen om met beperkte financiële middelen toch te kunnen voldoen aan de eisen die aan pensioenfondsbesturen worden gesteld.
“Daarom hebben wij nu een basispakket bestuursondersteuning ingericht”, zegt Montae partner Henry van Eck, die als rechterhand van Margo fungeert bij de snel groeiende activiteiten op dit terrein. “Dat basispakket bieden we aan tegen een aantrekkelijke vaste prijs. Dat basispakket is voldoende om als bestuur in control te zijn zoals het toezicht dat verlangt.”

Inhoud basispakket
Margo somt op wat er allemaal in het basispakket zit. “We zorgen voor de complete logistiek rond de bestuursvergaderingen en zorgen vooraf dat alle bestuursstukken vergaderwaardig zijn. We zorgen voor een operationele assistent die de vergaderingen bijwoont en de notulen maakt. Ook maken we vooraf een document waarin we uiteenzetten welke besluiten er van het bestuur worden gevraagd. We geven aan wat de opties zijn en ook wat de gevolgen zijn als het bestuur besluit niet te doen. Na afloop van de vergadering zorgen we ervoor dat de genomen besluiten worden vastgelegd. We monitoren ook de uitvoering van de genomen besluiten en de rol daarin van externe partijen. We werken met een portal zodat de bestuursleden altijd toegang hebben tot de juiste documenten. We werken met elk portal dat de klant wil en als die nog geen portal heeft, kunnen we er een paar aanbevelen. Dat zijn geen portals van onszelf, zodat als de klant mocht besluiten een andere oplossing te kiezen voor de bestuursondersteuning, hij gewoon het portal kan blijven gebruiken en niet aan ons vast zit.”

Aantrekkelijk vast tarief
“We kunnen het basispakket aanbieden tegen een aantrekkelijk vast tarief omdat we veel ervaring hebben met verschillende fondsen en daarom heel procesmatig en efficiënt kunnen werken”, legt Henry uit. “Een vast tarief is voor de klanten plezierig omdat ze daarmee weten waar ze aan toe zijn. Ze houden niet van aanvullende kosten. Wij weten uit ervaring dat er rond de vergaderingen altijd een piek in het werk is, terwijl er in de zomer vaak minder gebeurt. Ook nemen we in aanmerking dat er is een jaar wel eens iets extra nodig is. Maar een toekomst fonds onderzoek zit niet in het basispakket. Dat zal duidelijk zijn.”

Onafhankelijkheid
Montae heeft twee unieke eigenschappen waarmee het zich van andere bestuursondersteuners onderscheidt: de onafhankelijkheid en de mogelijkheid tot inzet van specialisten uit verschillende disciplines.
“Als volkomen onafhankelijke partij kunnen wij de kwaliteit van de uitvoering monitoren”, zegt Margo. “Wij kunnen alle externe partijen die bij het fonds zijn betrokken aansturen en voor het bestuur de kwaliteit en de tijdigheid van de dienstverlening bewaken. Dat doen we in alle objectiviteit omdat we volledig onafhankelijk zijn. Er zijn grote uitvoerders die naast de administratie ook het vermogensbeheer doen en de bestuursondersteuning. Maar dan is het toch een beetje een kwestie van ‘de slager die zijn eigen vlees keurt’. Als fonds loop je daarmee een groter operationeel risico.”

Unieke cocktail van specialismen
Het tweede pluspunt is wat Margo omschrijft als een unieke cocktail van specialismen. “Voor fondsen die meer willen dan het basispakket bieden wij vele mogelijkheden. We kunnen een beroep doen op 60 collega’s die gespecialiseerd zijn in allerlei disciplines. We kunnen het juridisch beheer verzorgen, zodat het bestuur de zekerheid heeft dat de juridische documenten altijd op orde zijn. We kunnen met onze consultants inhoudelijk strategisch advies geven en inhoudelijke begeleiding leveren voor de beleggingscommissie of op het gebied van risicobeheer. We kunnen ook de communicatie verzorgen. Daarbij gaat het dan niet om standaardcorrespondentie die de administrateur meestal verzorgt, maar om zaken als pensioenkranten, nieuwsbrieven, websites en hulp bij grote transitietrajecten. Een voordeel is dat onze specialisten midden in de markt staan en precies weten wat daar gebeurt.”

Intieme dienstverlening
Bestuursondersteuning staat of valt met de mensen die het doen. Henry noemt het zelfs een intieme vorm van dienstverlening. “Er moet absoluut een klik zijn tussen de bestuursondersteuner en het bestuur. Anders werkt het niet. Bestuursondersteuners zijn heel andere mensen dan consultants. Daar selecteren we hen op. Waar consultants sterk inhoudelijk gedreven zijn, moeten bestuursondersteuners vooral een dienstverlenende houding hebben. Daarnaast moeten ze op bestuurlijk niveau een gelijkwaardige gesprekspartner zijn voor de bestuursleden. Bestuurders verschillen van karakter en ieder bestuur heeft zo zijn eigen aanpak. Het is de taak van onze mensen om zich daaraan aan te passen en hun rol op een passende wijze in te vullen.”

Meerdere kandidaten
Margo vertelt dat als er een nieuwe klant komt voor bestuursondersteuning het bestuur vaak de keus krijgt uit meerdere kandidaten voor wie het eerste aanspreekpunt van het bestuur wordt. “En mocht het ooit zo zijn dat iemand minder goed past bij het bestuur, dan zorgen we ervoor dat er iemand anders komt. Ook dit is een voordeel van Montae. We hebben veel deskundige collega’s die voor elkaar kunnen inspringen. Een bestuur weet dan dat bij ziekte of vakantie de continuïteit binnen het klantteam gewaarborgd blijft. Soms krijgen we de vraag om een ervaren bestuursondersteuner te leveren die kan fungeren als directeur van het bestuursbureau. Daar hebben we de juiste mensen voor en we hebben senior consultants die het bestuur bij grotere veranderingstrajecten kunnen bijstaan.”

Markt is in beweging
De markt voor bestuursondersteuning is enorm in beweging. Er is consolidatie in de markt, er komen nieuwe spelers bij en Syntrus Achmea stopte als grote partij met de dienstverlening aan bedrijfstakpensioenfondsen. Twee van die fondsen hebben zich ondertussen tot Montae gewend om de bestuursundersteuning te verzorgen. “Zij zijn bij ons van harte welkom”, zegt Margo. “Als het fonds iemand heeft van het vorige team met wie het bestuur graag wil blijven samenwerken, dan zijn wij best bereid daarover te praten en die persoon een plek te geven binnen onze organisatie. Met een van de fondsen die van Syntrus Achmea is overgekomen, is dat daadwerkelijk gebeurd. Het belang van de klant staat bij ons centraal. Die klant willen we ondersteunen op de best mogelijke manier met mensen die goed bij de klant passen.”

© Montae

Print deze post
Dit artikel delen: