“Juist de mensen maken het verschil”

“Montae stelde voor om een psychologische staalkaart van het bestuur te maken. Hoewel het onze toenmalige voorzitter zelf was die er mee kwam, was hij ook gereserveerd. ‘Ze komen twee keer vier uur bij de bestuursvergadering zitten, wat weten ze dan?’, was zijn reactie. Ik zei dat hij daar nog wel eens door verrast zou kunnen worden. Uiteindelijk hebben we het gedaan en was het algehele gevoel dat het een krachtig instrument was. We hadden de vier dimensies van handelingsvoorkeuren in goede en in slechte tijden op een bord geschreven voor ieder van onze tien bestuursleden, maar wel geanonimiseerd. We zaten nog wat na te praten toen de directeur van ons bestuursbureau binnenkwam. Hij was er niet bij geweest en een van ons vroeg hem voor de aardigheid of hij wist welke personen er bij die voorkeuren hoorden. Hij had ze alle tien goed!”

Met deze anekdote illustreert André Snellen hoe effectief zelfevaluatie kan zijn. André is werkgeversvoorzitter van het bestuur van Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Detailhandel. Het verzorgt de pensioenen voor circa 245.000 medewerkers in de detailhandel en heeft inclusief pensioengerechtigden en gewezen deelnemers bijna een miljoen deelnemers. Het belegd vermogen van het fonds is circa € 17 miljard.

Ongemakkelijk

Het fonds is ongeveer 5 jaar bezig met zelfevaluatie van het bestuur. “Zeker in het begin vond het bestuur het niet vanzelfsprekend om over het eigen functioneren te praten”, zegt André. “Zelf had ik minder reserves. Ik heb een achtergrond als psycholoog en wellicht heb ik vanuit die achtergrond minder moeite om lastige onderwerpen geleidelijk bespreekbaar te maken zonder dat men zich daar direct oncomfortabel bij gaat voelen. Overigens is dit in de context van sociale partners wel wat lastiger. De vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers zijn beducht voor mogelijke gevolgen van verstoring van de onderlinge verhoudingen. Binnen ons fonds bedienen we 12 cao’s en hebben dus ook te maken met sociale partners van al die verschillende cao’s. Dat zijn veel gevoeligheden.

Trajecten slagvaardig doorlopen

De staalkaart leidde er uiteindelijk toe dat André gezien de uitdagingen waar het fonds op dat moment voor stond met brede consensus werd gekozen tot voorzitter. “Ik ben een man bij wie tijd soms voor kwaliteit gaat. We hebben veel bestuurders die maximaal voor kwaliteit gaan en bereid zijn heel veel tijd te besteden om de kwaliteit nog met 10% extra te verhogen. Ik ben meer een type van: die 10% geloof ik wel, we moeten nu een beslissing nemen en we moeten door. Dit speelde aan het begin van 2014 toen we in heel korte tijd een aantal grote onderwerpen moesten aanpakken zoals de nieuwe governancestructuur en het nFTK. Het bestuur vond toen dat het vanuit die behoefte instrumenteel was een voorzitter te hebben die het in z’n DNA heeft zitten om die trajecten slagvaardig te doorlopen. Dat heeft goed gewerkt.”

Daarna zijn er enkele mutaties in het bestuur geweest. Ook de nieuwe bestuursleden hebben allemaal die staalkaart ingevuld. “Het is knap hoe Erwin van Baarle namens Montae op basis van een lijst met maar 28 vragen de gedragskenmerken van de bestuurders zo goed weet in te delen. Het geeft ons inzicht in de groep die we hebben en welke bestuursleden in het bijzonder kunnen helpen om bepaalde aspecten om te buigen. En dat op een voor iedereen inzichtelijke manier. Ik vind het prachtig.”

Veilige omgeving

De individuele leden vullen allemaal de vragenlijst in, maar krijgen elkaars resultaten niet te zien. “We hebben er bewust voor gekozen dat niet te doen”, zegt André. “Ik heb een paar keer een interim managementfunctie op Raad van Bestuur / directieniveau vervuld en heb doorleefd wat er gebeurt als mensen niet in een veilige omgeving kunnen opereren. Bovendien krijg je als je alles open gooit sociaal wenselijke antwoorden. Alleen de werkgeversvoorzitter en de werknemersvoorzitter krijgen alle resultaten te zien. Zij hebben ook samen functioneringsgesprekken met de individuele bestuursleden. Daarbij pakken we de staalkaart erbij en bespreken we op basis van de gedragsvoorkeuren hoe bestuursleden hun functioneren kunnen optimaliseren. We letten daar op bijvoorbeeld door in vergadering iemand die zich niet nadrukkelijk manifesteert het woord te geven.”

Henk van der Kolk is de werknemersvoorzitter en momenteel de voorzitter van het totale bestuur. Dat voorzitterschap rouleert, zodat André volgend jaar weer de voorzittershamer overneemt.

Niet bedreigend

André is erg ingenomen met hoe Erwin van Baarle de zelfevaluatie van het bestuur begeleidt. “Het hele concept met gedragsvoorkeuren heeft een positieve insteek. Bovendien weet Erwin het te brengen op een manier die niet bedreigend overkomt en geen blokkades oproept. Er is geen goed of fout, maar verschillen in voorkeur. Wij hebben best bestuurlijke zwaargewichten in ons bestuur maar Erwin spreekt hen aan op hun gedragsvoorkeuren en dat doet hij op een manier dat zij hier voor open staan. Binnen een bestuur hoor je een goede mix van al die gedragskenmerken te hebben. Via de zelfevaluatie komen ook witte vlekken in die mix naar voren. Als dan bepaalde mensen iets in die richting opschuiven, kunnen we die witte vlekken opvullen.”

Meer begrip

Volgens André heeft de zelfevaluatie het bestuur duidelijk verder geholpen. “Waar er vroeger soms wrijving kon ontstaan, is er nu meer tolerantie naar elkaar. Ook hebben de bestuursleden vocabulaire kregen om met elkaar over hun gedrag in gesprek te gaan. En een van de belangrijkste dingen is dat het besef is gegroeid dat het niet alleen om de inhoud gaat, maar ook om de mensen die er zitten. Accountants, actuarissen en fiscalisten hebben de neiging gefocust te zijn op de inhoud. Zij leren dat het vaak juist de mensen zijn die het verschil maken.”