“Besturen met one-tier board is leerproces”

“Ongeveer zes jaar geleden zijn we begonnen met een one-tier board en we hebben die zes jaar nodig gehad om te wennen aan de taakverdeling zoals die nu in de praktijk goed werkt. We hadden een dagelijks bestuur dat de uitvoerende taken deed en een algemeen bestuur dat toezicht hield. In de nieuwe opzet noemen we dat een uitvoerend en een niet-uitvoerend bestuur.”

Bert Pol is manager van het pensioenbureau van Stichting Pensioenfonds Unirobe Meeùs Groep, een ondernemingspensioenfonds met circa 9.000 deelnemers, van wie 2.200 in actieve dienst. Het fonds is volledig herverzekerd bij Aegon.

Het fonds heeft in het kader van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen gekozen voor handhaving van de one-tier board. Bert vertelt dat het een leerproces van jaren is geweest om te komen tot een goede taakverdeling. “Vooral het toezichthoudende deel van het bestuur heeft het soms moeilijk gehad. De toezichthouders moeten als leden van het bestuur besluiten nemen, maar het is daarbij soms lastig dat zij een bepaalde informatieachterstand hebben ten opzichte van de uitvoerende leden. Die zitten toch meer aan de knoppen. Een ander risico dat je moet voorkomen is dat de toezichthoudende leden de uitvoering nog eens over willen doen. We hebben speciale bijeenkomsten belegd om hierover te spreken en te komen tot een duidelijke taakverdeling.”

Veel mensen met pensioenkennis

Bert vertelt dat het verantwoordingsorgaan nauw betrokken is geweest bij dit proces. “We zijn een beetje een raar fonds in de zin dat de meeste mensen in het bestuur ook buiten hun bestuurswerk professioneel met pensioen bezig zijn. Bij Meeùs  en IAK werken pensioenadviseurs en enkele daarvan zitten ook in het bestuur. Overigens betekent het niet dat elke professionele pensioenadviseur ook meteen een goed pensioenfondsbestuurder is. Dat vereist weer andere kwaliteiten en ook de nodige ervaring om te leren wat er allemaal komt kijken bij het besturen van een pensioenfonds. Maar voor ons als fonds is het fijn dat we kunnen putten uit een groot arsenaal van mensen met pensioenkennis. Omdat we dus vooral bestuurders uit eigen gelederen hebben en omdat het fonds ook volledig herverzekerd is bij de aandeelhouder van onze grootste sponsor, wilden we voor het verantwoordingsorgaan juist mensen van buiten onze organisatie. Die zagen dat in het begin de one-tier board nog niet volledig uit de verf kwam. We hadden dan ook een verantwoordingsorgaan dat zich heel actief opstelde en eigenlijk fungeerde als algemeen bestuur. Waar bij andere fondsen het verslag van het verantwoordingsorgaan in het jaarverslag hooguit twee pagina’s besloeg, was dat bij ons soms bijna 25 pagina’s. Hoewel het verantwoordingsorgaan ons bijzonder heeft geholpen in de ontwikkeling van het pensioenfonds, had ik aanvankelijk het gevoel dat het verantwoordingsorgaan wat te veel op de stoel van het algemeen bestuur zat. Nu is dat anders en weet iedereen wat zijn of haar rol is.”

Betrokkenheid is grootste pluspunt

Volgens Bert hebben de toezichthoudende leden binnen het bestuur best een lastige taak. Aan de ene kant zijn ze medeverantwoordelijk voor de besluiten van het bestuur, terwijl ze daarnaast ook toezicht moeten houden op de uitvoerende bestuursleden. “Dat kan soms wat wringen”, zegt hij. “Maar wij houden vast aan de one-tier board omdat je met dit model interne toezichthouders hebt die heel betrokken zijn bij het fonds, zeker omdat ze ook medeverantwoordelijkheid dragen. Die nauwe betrokkenheid is voor ons het grootste pluspunt van het model. “

In de nieuwe situatie zal de one-tier board toch een andere invulling krijgen. Vroeger waren zowel de uitvoerende als de toezichthoudende bestuurders vooral mensen uit de eigen gelederen. In de nieuwe situatie hanteert Pensioenfonds UMG het paritair gemengde model waarbij de niet-uitvoerende bestuursleden externen dienen te zijn. “Die externe bestuurders zullen ook hun eigen zienswijze hebben en weer een frisse wind laten waaien. Onze voorzitter gaat over van het uitvoerend bestuur naar het niet-uitvoerend bestuur. Ik verwacht dat hij het intern toezicht strak gaat aansturen en dat het nieuwe verantwoordingsorgaan echt de rol gaat vervullen die oorspronkelijk de bedoeling was. Die rol is vooral dat het bestuur hieraan verantwoording aflegt over het gevoerde beleid.”

Nadenken over de inhoud

Zelf gaat Bert een dubbelfunctie vervullen, want naast manager van het pensioenbureau wordt hij per 1 juli lid van het uitvoerend bestuur. “Dat is kostenefficiënt omdat mijn kosten toch al gedragen worden door het pensioenfonds. Ik vind het ook leuk om daadwerkelijk medeverantwoordelijkheid voor het beleid te gaan dragen en niet alleen het bestuur te ondersteunen.”

Wat ondersteuning betreft, heeft het fonds de hulp van Montae ingeroepen voor het aanpassen van de statuten. “Daarbij ging het om het in lijn brengen van de statuten met geldende wet- en regelgeving en het zorgen voor interne consistentie van de statuten. Maar naast de technische uitvoerende werkzaamheden, heeft Montae ons ook geholpen met diverse inhoudelijke zaken en af en toe gevraagd: heb je hier wel over nagedacht? Zo hebben wij ons nog eens gebogen over de mogelijkheden rondom herbenoeming en de wenselijkheid ervan. Daarnaast heeft Montae geholpen bij het scherper definiëren van de taakverdeling tussen het uitvoerend bestuur en het niet-uitvoerend bestuur.