“We hadden al een paritair bestuursmodel en we blijven daarbij. Als we niet een gestructureerd traject hadden doorlopen dan was er al snel gezegd: we zijn en blijven paritair. Maar nu zijn alle alternatieven zorgvuldig bekeken en gewogen, waardoor we uiteindelijk een goed gemotiveerde keuze hebben gemaakt voor het paritaire model.”

Directeur Wim Berndsen en adviseur Joke Kühne van het bestuursbureau van Stichting Pensioenfonds Grontmij (SPG) vertellen hoe het fonds met hulp van Montae een intensief traject heeft doorlopen om te voldoen aan de eisen van de Wet versterking Bestuur Pensioenfondsen.

SPG verzorgt de pensioenen van 2.100 medewerkers van Grontmij, 1.600 pensioengerechtigden en 2.700 gewezen deelnemers.

Beslismodel bleek nuttig

Joke vertelt hoe SPG op het spoor van Montae kwam door publicaties over governance in de media. “Wij waren op zoek naar een partij die ons systematisch, overzichtelijk en efficiënt door het hele traject zou kunnen loodsen. We hadden het gevoel dat Montae dat zou kunnen zijn. We wisten dat Montae een beslismodel had om de te maken keuzes stap voor stap te doorlopen zodat we alle aspecten van de wet in detail konden behandelen.”

Grontmij is een advies- en ingenieursbureau met medewerkers die vooral een technische achtergrond hebben. “Onze bestuurders zijn dus mensen voor wie zaken als een beslismodel en een stappenplan heel herkenbaar zijn, waardoor het overzichtelijker en makkelijker is om keuzes te maken dan via proza.”

Professionele aanpak

Wim vult aan dat het handig was dat Anne-Marie Wiegers, die namens Montae het project begeleidde, op 15 kilometer van het kantoor van SPG woonde. “Het is plezierig en praktisch om met elkaar rond de tafel te kunnen zitten en zaken te bespreken.” Over haar inzet is hij uitermate tevreden. “Ze is heel professioneel. Ze zegt wat ze doet en doet wat ze zegt. Als ze ergens aan twijfelde, dan zei ze dat ook en gaf aan het mee te nemen en erop terug te komen. Dan is het prettig om te zien dat er achter haar een heel team staat. Het was ook goed om te zien dat bij Montae het vier-ogen-principe niet wordt vergeten. Montae heeft kwaliteit geleverd en steeds op het afgesproken tijdstip.” Flexibiliteit bleek eveneens belangrijk in dit traject. “Er was een workshop gepland en we hadden als bestuursbureau zorgvuldig voorbereid hoe we die zouden aanpakken”, vertelt Wim. “Toen bleek dat het bestuur het toch wat korter door de bocht wilde dan wij, heeft Anne-Marie dit heel soepel opgepakt.”

Continuïteit bleek belangrijkste overweging

Op basis van het stappenplan, de workshop en een door Anne-Marie gemaakt beslisdocument, heeft het bestuur in enkele vergaderingen de keuzes gemaakt die ertoe gaan leiden dat SPG op 1 juli 2014 de nieuwe governancestructuur op orde zal hebben.

Continuïteit is volgens Wim en Joke het belangrijkste argument om te blijven bij het paritaire bestuursmodel. “Het was vooraf absoluut geen voorwaarde dat we wilden kiezen voor het model dat de minste veranderingen zou inhouden. Maar als het paritaire model ook voor de nabije toekomst een goed werkbaar model blijkt te zijn dat past bij de praktijk en cultuur van ons fonds zonder dat je daarvoor de wereld op zijn kop moet zetten, dan ligt de keuze wel voor de hand.”

Op tijd klaar

Een bijkomend positief aspect volgens Wim is dat door de beoordeling van de modellen de discussie op gang is gebracht voor de governance op langere termijn. “Het paritaire model is voor de korte termijn het meest geschikt voor ons, maar met alles wat er nog op ons af gaat komen, zou het kunnen dat we in de verdere toekomst een heroverweging moeten maken. Dan is het prettig te weten wat de alternatieven zijn.”

Het traject is nog niet helemaal afgerond. Montae helpt nog bij het aanpassen van de fondsdocumenten en de inrichting van de fondsorganen. Op 1 juli moet alles klaar zijn volgens de eisen van De Nederlandsche Bank. “Dat gaan we op tijd halen”, zegt Joke. “We zijn lang bezig geweest met deze veranderingen. Zonder de gestructureerde aanpak die we met hulp van Montae hebben gevolgd, was dit niet gelukt.”