“Externe deskundige biedt toegevoegde waarde bij beoordeling functioneren”

“Bij een verwarmingsketel laat je elk jaar een monteur de werking controleren om het risico op koolmonoxidevergiftiging te beperken. Een pensioenfondsbestuur is een levend orgaan dat kritisch is op het eigen functioneren. Het is goed om daar af en toe een externe gedragsdeskundige bij te halen, maar dat hoeft niet elk jaar.”

Willem van den Nieuwenhof is voorzitter van Stichting Pensioenfonds Koninklijke Cosun, een ondernemingspensioenfonds. Het Cosun concern is een agro-industriële coöperatie met circa 4.000 werknemers.

Al twee jaar voor de Code Pensioenfondsen begin 2014 in werking trad, vroeg het bestuur van het fonds Erwin van Baarle om als psycholoog en buitenstaander eens mee te kijken naar het functioneren van het bestuur. “Ik kende Montae van een toetsing van het kennisniveau bij het bestuur van Bpf Groenten en Fruit en zo is het contact gelegd”, vertelt Willem. “Nu staat in de Code Pensioenfondsen dat het aan te bevelen is om naast de jaarlijkse zelfevaluatie bijvoorbeeld om de twee jaar iemand van buiten te laten meekijken naar het functioneren van het bestuur. Wij hadden dat als bestuur zelf kunnen opschrijven, want dit sluit heel goed aan bij hoe wij er over dachten.”

Verrassende elementen

Erwin werkte met een combinatie van een vooraf ingevulde vragenlijst en de eigen waarneming tijdens de bestuursvergadering in combinatie met een studiemiddag. Het bestuur stond open voor het onderzoek om te horen hoe Erwin als buitenstaander keek naar de gang van zaken binnen het bestuur en welke aspecten er voor verbetering in aanmerking zouden kunnen komen. De uitkomsten kwamen niet als een volslagen verrassing. “Dat zou ook vreemd zijn geweest”, zegt Willem. “Maar er kwamen toch wel voor ons verrassende elementen uit. Het bleek bijvoorbeeld dat wij heel goed scoorden op zaken als zorgvuldigheid, inhoud, respectvol met elkaar omgaan en luisteren naar elkaar. Voor ons waren dat zaken die wij als volkomen vanzelfsprekend beschouwen. Maar we hoorden dat die toch niet overal zo sterk ontwikkeld zijn als bij ons.”

De nadruk op respectvol met elkaar omgaan, oog hebben voor alle belangen en zorgvuldigheid zijn kenmerken die passen bij een onderneming als Cosun. “Wij zijn een landbouwcoöperatie met een duidelijk lange-termijn perspectief. Onze leden willen hun bedrijf graag zo goed mogelijk overdragen naar de volgende generatie. Dat is ook kenmerkend voor de manier waarop onze coöperatie en het pensioenfonds worden bestuurd.”

Behoedzame besluitvorming

Het respectvol met elkaar omgaan en elkaar de ruimte geven in de discussie heeft volgens Willem de keerzijde dat die discussie soms wat lang duurt. Dat kan de besluitvaardigheid beïnvloeden. “Binnen het bestuur zijn we voortdurend met oordeelvorming bezig”, zegt hij. “We moeten risico’s afwegen en beheersen en het belang van verschillende groepen deelnemers afwegen. Het is niet meer dan logisch dat we daar behoedzaam mee omgaan om tot een besluit te komen. Maar je moet natuurlijk de vergadertijd wel effectief benutten.”

Willem vertelt dat het bestuur heel concrete stappen genomen heeft om de vergaderingen meer te structureren en daardoor te versnellen. “We zijn gaan werken met voorleggers voor de agendapunten waarbij duidelijk het karakter van het betreffende onderwerp en de hoofdpunten omschreven zijn, net als de gevraagde actie van het bestuur. Ook hebben we per agendapunt een tijdstip bepaald waarop de discussie moet zijn afgerond. We hebben zelfs iemand binnen het bestuur aangewezen die de voorzitter een seintje kan geven als het tijd wordt de discussie af te ronden. Het zijn allemaal kleine stappen, maar ik heb vooral het idee dat we, naast de inhoud, elkaar nu wat gemakkelijker bijsturen op het proces.”

Tevreden over aanpak

Willem is heel tevreden hoe Erwin van Baarle het onderzoek over het functioneren van het bestuur heeft aangepakt. “Hij heeft het uiterst zorgvuldig gedaan, op een plezierige en respectvolle manier. We hebben er zeker geen spijt van gehad. Iets meer dan een jaar later hebben we nog een sessie met Erwin gedaan. Dan blijkt wel in grote lijnen dat je sterke punten nog steeds je sterke punten zijn en dat er nog verdere voortgang te boeken is op terreinen die als aandachtspunten waren aangewezen.”  Via deze sessies heeft het bestuur van Pensioenfonds Cosun ervaren dat het toegevoegde waarde biedt om  een externe deskundige te betrekken bij het beoordelen van het functioneren van het bestuur en daarbij aandacht te besteden aan gedrag en cultuur.