“Het staat of valt met de mensen die het doen”

“In het verleden zag je vaak dat besturen heel operationeel bezig waren. Een goede bestuursondersteuning neemt die operationele zaken uit handen en zorgt ervoor dat het bestuur bezig kan zijn met dingen die voor de deelnemers echt belangrijk zijn. Het bestuur moet zorgen dat de hoofdlijnen op orde zijn omdat een fonds daar toch de grootste risico’s loopt.”

Dick Vis is voorzitter van Stichting Pensioenfonds Urenco (SPUN), het pensioenfonds voor de medewerkers van de in het oosten van het land gevestigde bedrijven Urenco en ETC Nederland. Het fonds heeft meer dan 1.650 deelnemers en een belegd vermogen van ruim € 425 miljoen.

Montae verzorgt voor SPUN de bestuursondersteuning en Dick is daar heel enthousiast over.

“De bestuursondersteuning zorgt ervoor dat wij als bestuur op het juiste strategische niveau bezig kunnen zijn terwijl zij de operationele taken op een professionele en zelfstandige manier uitvoeren. Het is een echte uitbestedingsrelatie. Natuurlijk blijven wij als bestuur eindverantwoordelijk en houden we controle, maar wij moeten ervan op aan kunnen dat de bestuursondersteuners hun werk goed doen.”

Eigen stijl

Volgens Dick zijn de personen die het werk doen zeer bepalend voor het succes van het samenspel tussen bestuur en bestuursondersteuning.

Kitty Vriend is bij Montae verantwoordelijk voor de bestuursondersteuning voor SPUN. “Ik weet wel dat er achter haar een team van goede mensen zit, maar zij is ons aanspreekpunt. Zij zorgt dat de actiepunten worden afgetikt. Soms moet zij ons als bestuurders wel eens achter de broek aan zitten om hen te herinneren aan afspraken die zijn gemaakt of deadlines die moeten worden gehaald. In een paritair bestuursmodel als het onze doen de bestuursleden het bestuurswerk meestal naast hun gewone baan en dat kost tegenwoordig best veel tijd. Als zij voor de goede zaak tijd vrijmaken voor het fonds moeten zij kunnen werken in een omgeving waarin zij effectief hun taak kunnen verrichten en waarin de zaken goed zijn voorbereid. Dat is een taak van de bestuursondersteuning.”

Flexibiliteit is belangrijk

Natuurlijk heeft elk bedrijf en elk fonds een eigen cultuur. Daar moet je als bestuursondersteuner wel bij passen. “Dat kun je je deels aanmeten”, vindt Dick. “Als je bestuursondersteuning wilt bieden, moet je zorgen dat je je kunt aanpassen aan de organisatie waarvoor je gaat werken. Het is dus belangrijk dat je flexibel bent. Ik ben er best een beetje trots op dat we snel gekomen zijn tot een situatie waarin we aan één woord genoeg hebben. We kunnen heel snel en direct schakelen en communiceren.”

Adviserende rol

Montae heeft bij SPUN een duidelijk ondersteunende taak. Dat is volgens Dick prima omdat er in het bestuur veel pensioenslagkracht aanwezig is. Montae is ook betrokken bij het onderzoek naar de toekomst van het fonds. “We hebben gekeken of we daar een andere partij voor zouden moeten inschakelen, maar Montae had een specialist in huis die beschikte over alle benodigde kennis. Natuurlijk hebben we als bestuur zelf een onderzoeksplicht maar is het is handig en efficiënt als je alle mogelijkheden bij de hand hebt.”

Persoonsgebonden

Dick vindt het lastig om een kosten/baten plaatje van bestuursondersteuning te geven. “Het alternatief is dat je zelf een bestuursbureau opzet. Daar is best wat voor te zeggen, maar je hebt er dan ook de zorgen van en het is een risico. Het staat of valt natuurlijk met de mensen die het doen. Het werk is heel persoonsgebonden. Het bestuur moet absoluut in de lead zijn en de bestuursondersteuning moet het bestuur helpen om zijn werk te kunnen doen. Met Montae marcheert dat prima.”