“In een veilige omgeving open over functioneren praten”

“Het bespreken van de gedragskenmerken is bij ons met een grote mate van openheid geschied. Nadat de vragenlijsten waren ingevuld, hebben we collectief de resultaten op persoonsniveau besproken waarbij iedereen elkaars score kon zien. Dat kan alleen als je met elkaar een veilige omgeving creëert waarin je accepteert dat iedereen is zoals hij is. Samen kijk je aan welke elementen we nog kunnen werken.”

Hijlke Hijlkema is voorzitter van het Bedrijfspensioenfonds voor de Rijn- en Binnenvaart. Hij is voorgedragen door de internationale vakbond Nautilus. Hij is ook  bestuursvoorzitter van het Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij. Hijlke heeft zelf gevaren en was actief binnen de vakbond, die hem vroeg voor de bond aan de wal te gaan werken. Zo kwam hij in aanraking met het onderwerp pensioen en ontwikkelde hij zich tot een ervaren pensioenbestuurder.

Bij Rijn- en Binnenvaart heeft het bestuur gekeken naar de gedragskenmerken met begeleiding van Montae. Bij Koopvaardij is een traject gedaan met een andere partij waarbij competenties centraal stonden. “Ik kijk positief terug op beide methodieken”, zegt Hijlke. “Ze hebben de besturen inzicht in en herkenning van het eigen functioneren gegeven.”

Openheid

Erwin van Baarle begeleidde het proces bij Rijn- en Binnenvaart dat dus in alle openheid plaatsvond. “Het veilige gevoel komt voort uit hoe het bestuur met elkaar omgaat”, zegt Hijlke. “We praten makkelijk met elkaar over ons functioneren. Dat blijkt in de functioneringsgesprekken die ik met de bestuursleden heb en ook in de gesprekken waar het bestuur mij als voorzitter beoordeelt. Onze jaarlijkse zelfevaluatie kenmerkt zich door een grote openheid.”

Nadruk op inhoud

Qua gedragskenmerken onderscheidt het bestuur van Rijn- en Binnenvaart zich niet wezenlijk van veel andere besturen. Er is bij de bestuurders een sterke nadruk op de inhoud. “De zachtere kenmerken zoals goed kunnen luisteren, empathie en gericht zijn op het onderhouden van relaties zijn wat minder vertegenwoordigd. We gaan hier zeker aan werken. Zo hebben we gezegd dat het goed zal zijn als de bestuursleden elkaar ook buiten de vergaderingen om wat meer gaan opzoeken. Bij werkbezoeken kunnen we inbouwen dat we elkaar ook eens in een wat meer informele sfeer ontmoeten zodat we elkaar beter leren kennen.”

Aspirant bestuursleden

Hijlke zegt dat de inventarisatie van de gedragskenmerken zeker kan helpen bij de benoeming van nieuwe bestuursleden. “Als we voor een bestuursfunctie meerdere geschikte kandidaten zouden hebben, dan willen we dus bij voorkeur iemand kiezen bij wie die  zachtere kenmerken wat sterker ontwikkeld zijn.”

Hij voegt er aan toe dat het tegenwoordig niet makkelijk is geschikte bestuurskandidaten binnen de sector te vinden. “Dat komt door de hogere geschiktheidseisen voor bestuursleden, op zich niet onlogisch, maar hierdoor dreigt de sectorkennis die vroeger heel vanzelfsprekend was voor de bestuursleden, weg te vallen. Omdat wij het heel belangrijk vinden dat ook mensen uit de sector betrokken zijn bij de uitvoering van de pensioenregeling werken wij met aspirant bestuursleden. Die hebben geen statutaire functie en hebben dus ook geen rol in de besluitvorming, maar ze lopen wel mee met het bestuur en doen zo ervaring en kennis op zodat ze later als bestuurder kunnen worden voorgedragen.”

Tegen deze achtergrond zijn er behalve  acht bestuursleden twee aspirant bestuursleden. “ De werknemersvacature is recentelijk ingevuld en voor de werkgeverszetel hebben we sinds enige tijd een vrouw, die zelf een rederij heeft en dus veel ondernemerservaring vanuit de sector meebrengt. Dat is mooi.”

Besluitvaardigheid

Een van de punten die uit het onderzoek met Erwin van Baarle naar voren kwam, was dat de besluitvaardigheid in het bestuur wat groter zou mogen zijn. “Binnen het paritaire bestuursmodel is het logisch dat je iedereen wilt meenemen en dat je liever door consensus tot een besluit komt dan door stemming. Als voorzitter wil je voldoende ruimte bieden voor discussie. Daardoor kan het debat soms wat doorlopen. Dat kan zeker bijdragen tot de kwaliteit van de besluitvorming. Maar een nadeel van deze aanpak kan zijn dat de besluitvaardigheid afneemt. We moeten proberen de discussie soms wat eerder zien samen te vatten en tot een besluit komen. Het vergt een goed samenspel van bestuur en voorzitter om een balans te vinden waarbij er ruimte is om argumenten naar voren te brengen maar waarbij ook op tijd de discussie wordt beëindigd en een besluit genomen.”

Observeren tijdens vergadering

Hijlke is zeer tevreden hoe Erwin van Baarle het onderzoek naar de gedragskenmerken heeft gedaan. “Om te zorgen dat de discussie binnen een veilige omgeving kan plaatsvinden, is het noodzakelijk dat degene die het traject begeleidt dat op een manier doet waarbij je je veilig en comfortabel voelt om met elkaar over het functioneren te spreken. Ik heb Erwin gecomplimenteerd met de manier waarop hij dat heeft gedaan. We hebben de ingevulde vragenlijsten besproken maar hij heeft ook tijdens een vergadering het bestuur geobserveerd. Uit antwoorden op een vragenlijst blijkt bijvoorbeeld niet zo maar wat je vaardigheid als voorzitter is. De waarneming in de praktijk geeft aanvullende inzichten. Er is nog een vervolgsessie geweest die ook prima is verlopen. We hebben nu als het ware een foto gemaakt van het bestuur en we gaan werken aan de verbeterpunten. Wellicht dat we in de toekomst nog eens een vervolg doen om te zien waar we dan staan of als we een aantal bestuurswisselingen hebben gehad.”