De werkgever is de spil in pensioencommunicatie

Als werkgever bent u verplicht om binnen één maand na indiensttreding werknemers te informeren over hun pensioen. Ook bij wijzigingen van de pensioenregeling hebt u als werkgever een informatieplicht. Op zich overzichtelijk zou u kunnen denken. Maar de open normen van de zorgplicht en het goed werkgeverschap maken uw rol in de pensioencommunicatie breder: u heeft een spilfunctie in pensioencommunicatie. En dat biedt kansen.

Spilfunctie

Er bestaan geen specifieke wettelijke bepalingen die de informatieplicht tijdens en voorafgaand aan de pensionering regelen. En toch heeft u, in het kader van ‘goed werkgeverschap’ en de algemene ‘zorgplicht’, als werkgever de plicht om goed te communiceren met uw medewerkers. Goed werkgeverschap houdt onder meer in dat u voldoet aan verwachtingen die medewerkers van u hebben. En aangezien u als werkgever degene bent die (al dan niet) een pensioenvoorziening aanbiedt, kijken werknemers ten aanzien van dit onderwerp al gauw naar u. Zorgplicht houdt in dat u als werkgever maatregelen en aanwijzingen verstrekt om te voorkomen dat uw medewerkers schade lijden. Goede voorlichting en informatie over de pensioenregeling van uw medewerkers horen hier ook bij.

Pensioencommunicatie, een risico?

Het kan zijn dat u denkt: mijn pensioenuitvoerder informeert toch mijn medewerkers? Dat klopt, maar ook voor u als werkgever blijft er een informatieplicht, bijvoorbeeld als er wijzigingen zijn in de pensioenregeling. U dient dan zorg te dragen voor de juiste verwachtingen en goede voorlichting. De lat om medewerkers voldoende te informeren ligt hoog. Als werkgever bent u namelijk aansprakelijk voor de schade die een werknemer ondervindt door onjuiste informatie. Medewerkers die op de pensioendatum een totaal ander beeld hebben bij uw arbeidsvoorwaarde pensioen en die daardoor schade hebben geleden, kunnen dat aanhangig maken. Diverse rechtszaken tegen werkgevers in de afgelopen jaren bevestigen dit.

De vraag aan u als werkgever is:

  • Hoe ziet u toe op een goede communicatievoorziening over de arbeidsvoorwaarde pensioen bij aanvang, wijzigingen, uitdiensttreding of pensionering van uw werknemers?
  • Welke initiatieven neemt u zelf om verkeerde verwachtingen of informatievoorziening recht te trekken en het pensioenbewustzijn te verbeteren?

Dit zijn reële vragen waarop u een antwoord dient te hebben. Zeker in tijden waarin veel werkgevers kiezen om over te stappen naar andere pensioenregelingen nemen de risico’s van een vertekend beeld of verkeerde verwachtingen toe. Linksom of rechtsom, vanuit uw spilfunctie bent u dus verantwoordelijk voor een deugdelijke communicatievoorziening.

Of een kans?

Pensioencommunicatie gaat gelukkig niet alleen over risico’s en plichten voor de werkgever. Het biedt ook kansen. Bepaalde keuzes binnen de pensioenregeling kunnen bijvoorbeeld bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van uw medewerkers, zoals vervroeging of deeltijdpensioen. Vaak hebben werkgevers ook verschillende pensioenpotjes en verschillende pensioenrichtleeftijden. Door maatwerk te bieden, stimuleert u medewerkers gezond en duurzaam inzetbaar te blijven. Daarnaast maakt u met een goed arbeidsvoorwaardenpakket uw onderneming aantrekkelijk voor potentiële nieuwe medewerkers. Een goed arbeidsvoorwaardenpakket mag best geëtaleerd worden.

Pensioencommunicatie doe je niet even tussendoor

Kansen, risico’s en plichten: genoeg redenen om de pensioencommunicatie naar uw werknemers een impuls te geven. Dat is echter gemakkelijker gedacht dan gedaan. Jaarlijks verschijnen er publicaties van onderzoeken naar het pensioenbewustzijn van medewerkers. De conclusie is vaak dat er nog een wereld te winnen is in het communiceren over pensioen. Dat komt omdat mensen niet rationeel handelen, maar zich veel meer laten leiden door emoties. Dit wetenschappelijk inzicht ervaren ook wij in de praktijk. En tegelijkertijd zien wij wel degelijk aanknopingspunten voor werkgevers om aan hun zorgplicht en goed werkgeverschap te voldoen.

Pensioencommunicatie door werkgevers

Het belangrijkste om te beseffen is dat er geen ultieme aanpak voor pensioencommunicatie is. In elke sector en bij elke werkgever werken andere mensen, spelen anderen zaken en is het pensioen anders geregeld. Voor effectieve communicatie bent u dus aangewezen op maatwerk.

Graag delen wij drie bouwblokken met u, waarop u verder kunt bouwen aan maatwerk en effectieve communicatie.

  1. Maak goede afspraken met uw uitvoerder over de communicatie
    Neem de tijd om goede afspraken met uw pensioenuitvoerder te maken over de communicatie die zij van plan zijn in te zetten. Benoem daarin ook uw eigen rol in de pensioencommunicatie. Zorg dat u vervolgens op de hoogte blijft van de resultaten die de communicatie oplevert. Pensioenfondsen voeren bijvoorbeeld deelnemersonderzoeken uit en houden statistieken bij van het gebruik van digitale middelen.
  2. Zorg voor een goede start
    ‘Een goed begin is het halve werk.’ Zorg dat de communicatie en de beleving rondom uw arbeidsvoorwaarden meteen in orde zijn. Dit kunt u doen door bij indiensttreding de pensioenregeling die u aanbiedt goed toe te lichten. Uw uitvoerder kan u hierbij helpen. Uw uitvoerder is wettelijk verplicht om een versimpelde versie van de pensioenregeling (Pensioen 1-2-3 – Laag 1) beschikbaar te stellen aan deelnemers. Uw HRM-afdeling kan aan de hand van deze overzichtelijke samenvatting nieuwe medewerkers kennis laten maken met de regeling. Dit communicatiemoment kunt u op verschillende manieren verder aankleden.
  3. Maak gebruik van uw positie dichtbij uw medewerkers
    Als werkgever kent u uw medewerkers het best, bijvoorbeeld hoe u ze kunt betrekken en activeren. Maak gebruik van deze kennis en verwerk het bijvoorbeeld in een creatieve sessie pensioencommunicatie waarin u meer waardevolle input ophaalt voor het verbeteren van de pensioencommunicatie.

Tot slot, realiseer u dat alle communicatie over pensioen effect heeft op de korte en de lange termijn. Juist op de moeilijkere momenten, zoals het aanpassen van de pensioenregeling, zien we dat werkgevers sneller draagvlak creëren als zij medewerkers doorlopend goed op de hoogte hebben gehouden van hun pensioensituatie.

Heeft u vragen over dit artikel? Neem dan contact op met Jeroen Dejalle via jeroen.dejalle@montae.nl of 06 52 75 45 17.

Print deze post
Dit artikel delen: